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La réunion, fléau de la productivité ? le rôle clé de l'aménagement d'espace et cabine acoustique


la reunion et l'aménagement des espaces de travail
la reunion et l'aménagement des espaces de travail

Selon l'étude Logitech/YouGov, 1/3 des managers estiment qu'une réunion productive doit réunir des outils technologiques tels que des écrans tactiles, des assistants en ligne et des logiciels de visioconférence, favorisant ainsi la collaboration dans l'espace de travail.


Les habitudes et contraintes dans l'espace de travail et l'amenagement de l'espace subissent une profonde mutation due à la digitalisation des entreprises et entraînent de nouveaux usages à intégrer dans la structure même de l'organisation.

Logitech Video Collaboration, le spécialiste de la vidéo collaboration, et YouGov ont réalisé un état des lieux des pratiques en réunion des managers français afin d'avoir un aperçu des tendances de demain en matière de collaboration à travers l'utilisation d'outils technologiques et vidéos performants, notamment dans les open spaces et espaces de travail collaboratifs.


Règle des "2 pizzas" et huddle rooms : vers des réunions plus productives ?

Afin de gagner en productivité, flexibilité et collaboration, Jeff Bezos, le PDG d'Amazon, a établi une règle simple : "ne jamais faire de réunion où deux pizzas ne peuvent pas nourrir chaque personne qui y assiste".

Cette approche encourage l'aménagement d'espace, tels que les "huddle rooms" ou cabine acoustique, conçus pour trois à six personnes, afin de favoriser la collaboration et la créativité entre les collaborateurs, équipés de manière adéquate pour se voir et s'entendre de manière optimale.


Si de nouveaux concepts apparaissent, comment les managers français perçoivent-ils leurs réunions ? S'adaptent-ils aux évolutions de la collaboration au sein des open spaces et espaces de travail collaboratifs ?


Paradoxe français : réunions 2.0 et conservatisme

Si les lieux et technologies évoluent avec les nouveaux usages des entreprises, les managers français continuent de faire confiance aux anciennes pratiques : des réunions avec de nombreux participants et des supports technologiques traditionnels. En open spaces, les salles de réunion collaborative sont toutefois de plus en plus prisés.


Les salles de réunion moyennes pouvant accueillir entre 6 et 10 personnes sont les salles les plus utilisées par les managers en France (39%). Appuyant la tendance des salles de réunion adaptées à un nombre restreint de participants, 26% des managers utilisent des petites salles de réunion (moins de 6 personnes) ou "huddle rooms", favorisant ainsi la collaboration et la créativité entre les collaborateurs.


Les grandes salles de réunions pouvant accueillir plus de 10 personnes et moins de 20 personnes n'en sont pas pour autant oubliées et restent utilisées par 38% des managers français interrogés. Malgré tout, la tenue de réunions dans des espaces partagés tels que les open spaces et les bureaux partagés reste plébiscitée par bon nombre de managers.

Concernant les outils mis à leur disposition pendant les réunions par leurs entreprises, 24% des sondés, qui trouvent que leurs réunions sont productives, utilisent les logiciels de visioconférence. Toutefois, les outils les plus plébiscités en réunion par l'ensemble des managers interrogés sont les ordinateurs portables (61%), le vidéoprojecteur (51%), et l'éternel papier/stylo (52%).


La technologie : une assistante personnelle puissante pour améliorer la collaboration

28% des managers français interrogés réclament autant voire plus de technologie et de logiciels à leur disposition pour favoriser la collaboration dans les open spaces et les espaces de travail collaboratifs.


Afin d'améliorer leurs réunions à l'aide d'outils de collaboration :

55% des répondants pensent que faire appel à un assistant personnel d'intelligence artificielle pour les aider à organiser leurs tâches, tels que l'envoi des mails d'invitation, trouver des créneaux de réunions, prendre des notes, etc., faciliterait leur vie professionnelle. 33% souhaiteraient un écran tactile pour rendre leurs animations plus dynamiques. 30% des répondants souhaiteraient avoir accès à un logiciel de vidéoconférence aux qualités de son et d'image avancées. 27% souhaiteraient un assistant en ligne pour prendre des notes de façon automatisée.


Si la technologie n'a pas encore pris le pas sur les habitudes conservatrices des managers français, telles que l'utilisation du papier/stylo en réunion, les outils de collaboration revêtent de plus en plus d'importance pour répondre aux nouveaux usages professionnels. Les outils technologiques conçus pour les réunions en entreprises sont de véritables leviers permettant de gagner en productivité, efficacité et créativité, notamment dans les open spaces et espaces de travail collaboratifs.


Retards : tordre le cou aux idées reçues

Le quart d'heure de politesse ou le retard de 15 minutes avant un rendez-vous, considéré comme typiquement français, est loin d'être la norme !


50% des interrogés participent à des réunions qui durent plus d'une heure, seuls 9% d'entre eux participent à des réunions qui commencent avec 15 minutes ou plus de retard. Toutefois, plus les interrogés passent de temps en réunions, plus le risque de commencer leur réunion avec du retard s'accentue. Les managers passant plus de 5 heures en réunion par semaine, 1 réunion sur 2 (49%) commence en retard. Enfin, les réunions sont des rendez-vous à rallonge car en effet, 66% des réunions des managers interrogés terminent en retard.

Les managers français ne sont pas égaux face au temps passé en réunion. 24% des managers des entreprises de plus de 500 salariés passent entre 10 heures et 20 heures par semaine en réunion, contre 53% des managers des petites entreprises avec moins de 2 heures par semaine.


Malgré les retards, la multiplicité de réunions par jour ou par semaine et le nombre élevé de participants, les managers interrogés continuent de penser que leurs réunions sont productives.


40% d'entre eux estiment que le temps passé en réunion est excessif, contre 7% qui pensent que le temps est adapté voire insuffisant. Et malgré ce constat, 65% des interrogés pensent que les réunions sont productives, contre 35% qui pensent qu'elles ne le sont pas. Un bémol à apporter :


56% des managers ne faisant qu'une ou plusieurs réunions par mois sont ceux qui trouvent que les réunions ne sont pas productives.

Les 3 principales attentes des managers français pour le bon déroulement d'une réunion sont :

  1. La ponctualité (53%).

  2. Un agenda de la réunion défini à l'avance (45%) et structuré (50%).

  3. Une date définie à l'avance (49%).


En conclusion, cette étude met en évidence l'évolution des réunions et de la collaboration au sein des entreprises françaises, avec une tendance marquée vers l'utilisation de plus petites salles de réunion, telles que les "huddle rooms", ou cabines acoustiques pour favoriser l'efficacité et la créativité.


Source Yougov




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